Wymeldowanie i zameldowanie w pokoju hotelowym

Wymeldowanie i zameldowanie w pokoju hotelowym

Zameldowanie i wymeldowanie to bardzo istotne etapy kontaktu gościa z hotelem. To, w jaki sposób przebiegają formalności, w dużej mierze rzutuje na opinię klienta. Jak zorganizować wymeldowanie i zameldowanie w pokoju hotelowym, by wszystko poszło łatwo oraz sprawnie?

 

Zameldowanie – check-in

Zameldowanie, w branży nazywane po prostu check-in, to szereg czynności, które należy wykonać bezpośrednio po przyjeździe gościa do hotelu. Z perspektywy gościa często jest to niepotrzebny proces, dlatego też ważne jest, by przeszedł on sprawnie i szybko. Optymalnym czasem meldowania są 3-4 minuty, podczas których recepcjonista m in. opowiada o ważnych kwestiach związanych z pobytem, tj. lokalizacja pokoju, godzinach wydawania śniadania etc.

Co jest ważne podczas meldowania ze strony hotelu? Poniżej 8 etapów check-in:

  1. Powitanie gościa.
  2. Zapytanie o rezerwację:
  • Gość dokonał rezerwacji – prośba o podanie nazwiska, wyszukanie rezerwacji, a także potwierdzenie wszelkich jej szczegółów;
  • Gość nie dokonał rezerwacji – sprawdzenie, czy rezerwacja zgodna z jego oczekiwaniami jest w ogóle możliwa; jeśli tak – recepcjonista powinien przydzielić gościowi odpowiedni pokój.
  1. Następnie recepcjonista prosi gościa o wypełnienie elektronicznej karty meldunkowej. Aplikacja jest odpowiedzią na rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku i działa bardzo prosto. Po wyszukaniu odpowiedniej rezerwacji recepcjonista podaje gościowi tablet ze zgodami zgodnymi z RODO, który za pomocą rysika odznacza je, a następnie składa na końcu swój podpis. W ten sposób dane zostają zapisane w systemie hotelowym.
  2. Ustalenie formy płatności.
  3. Zapytanie o życzenia gościa.
  4. Przekazanie gościowi kluczy i karty pobytu. Wytłumaczenie lub dyskretne wskazanie, gdzie znajduje się pokój. Poinformowanie o najważniejszych kwestiach związanych z pobytem.
  5. Wprowadzenie danych gościa do systemu – przydatny w tej kwestii jest program do rezerwacji hotelowych CHART.
  6. Ostatnim krokiem jest otworzenie rachunku.

Wymeldowanie – check-out

Wymeldowanie, z angielskiego check-out, to czynności, które należy wykonać, gdy gość kończy swój pobyt w hotelu. Check-out to przede wszystkim oddanie klucza lub karty magnetycznej oraz uregulowanie płatności, jeśli opłata nie została uiszczona przy zameldowaniu. Co ważne, to właśnie w trakcie wymeldowania klient może ubiegać się o fakturę VAT oraz odebrać rachunek.

Ciekawą opcją, jaką oferuję część hoteli, jest express lub fast check-out. Jak to działa? W momencie rezerwacji internetowej lub podczas meldowania gość podaje od razu wszystkie dane do faktury, opłaca usługę z góry lub podaje numer karty kredytowej. Rachunek za pobyt w hotelu wysyłany jest mailowo lub pocztą na wskazany adres. Dzięki temu jedyne, co gość musi zrobić, to oddać klucz w recepcji.

8 etapów check-out:

  1. Zapytanie gościa o pobyt w hotelu – czy minął mu przyjemnie i nie ma żadnych zastrzeżeń.
  2. Sprawdzenie, czy gość korzystał z dodatkowo płatnych usług — jeśli w hotelu jest Automatyka Hotelowa, recepcjonista ma tę informację w systemie. Sporym ułatwieniem jest też aplikacja dla personelu Staff Helper. Podzielona na 5 funkcjonalnych modułów posiada m.in. opcję Sprzedaż z minibaru, która pozwala na rejestrowanie zużycia i uzupełnienia artykułów z minibaru. Po odnotowaniu zawartości, informacja automatycznie przekazywana jest do systemu recepcyjnego, a rachunek gościa jest obciążony o ustaloną kwotę.
  3. Przedstawienie gościowi rachunku do akceptacji.
  4. Potwierdzenie ustalonej wcześniej formy płatności.
  5. Zapytanie, czy gość życzy sobie paragon, czy fakturę VAT i wystawienie wybranego dokumentu po przyjęciu zapłaty.
  6. W przypadku hotelu o wyższym standardzie recepcjonista powinien zaproponować wezwanie taksówki oraz przywołać bagażowego, jeśli jest to potrzebne.
  7. Podziękowanie za wybór hotelu oraz zaproszenie gościa do ponownego przyjazdu.
  8. Na samym końcu recepcjonista powinien życzyć gościowi bezpiecznej i przyjemniej podróży.