Jaki program do obsługi hotelu wybrać?

Rozwiązania z zakresu obsługi obiektu hotelowego oraz gości są bardzo pomocne i potrzebne dla całego personelu. Dzięki wdrożeniu informatycznych rozwiązań możliwe jest podniesienie efektywności zarządzania, przepływu informacji oraz obsługi gości hotelowych na każdym etapie ich pobytu.


Zintegrowane systemy okazują się niezbędne w przypadku dużych obiektów hotelowych, które wyposażone są w dodatkowe obiekty rekreacyjne, restauracje oraz oferujące liczne usługi poza obiektowe, które to jednak rozliczane są w ramach określonych zasad i umów ze współpracownikami zewnętrznymi.

Problemów dla administracji hotelowej jest bardzo wiele – odnotowywanie zajętych pokoi, przyjmowanie rezerwacji, rozliczanie płatności, zamawianie usług dodatkowych, planowanie żywienia oraz wymeldowywanie. Przy znacznym przepływie gości nie jest możliwe skuteczne zrobienie tego wszystkiego w profesjonalny sposób bez drożenia informatyzacji oraz inteligentnych rozwiązań technologicznych. Pomóc w tym wszystkim może inteligentne oprogramowanie. Poniżej znajdzie się odpowiedzieć, jaki program do obsługi hotelu wybrać i na jakie elementy trzeba koniecznie tutaj zwrócić uwagę?

Zameldowanie i rezerwacje

Przyjmowanie rezerwacji telefonicznych, internetowych oraz ze strony biur podróży wymaga inteligentnej koordynacji. Do zaplanowania jest obłożenie hotelu, zarezerwowanie pokojów, miejsc w pokojach, usług dodatkowych oraz posiłków. Dzięki inteligentnemu systemowi możliwe jest sprawne i zautomatyzowane przyjmowanie rezerwacji, z jednoczasową kontrolą obłożenia miejsc hotelowych i inteligentnym, samoczynnym planowaniem wyżywienia (np. śniadań) dla gości z wykupionymi pakietami wyżywienia. W ramach zintegrowanego systemu możliwe jest również zarezerwowanie wcześniejsze usług dodatkowych, stolików w restauracjach, pakietów w ramach SPA. System rezerwacji zintegrowany jest w całości z systemem naliczania należności, uwzględniając przyznane zniżki, umowy z biurami podróży oraz dodatkowe opcje wyposażenia. W ramach systemu rezerwacyjnego dostępne jest alokowanie dodatkowych informacji odnośnie częstotliwości sprzątania, automatycznych pobudek, obsługi połączeń telefonicznych oraz preferencji żywieniowych gości, jak w przypadku dzieci oraz alergików. Możliwe jest w każdym momencie przenoszenie rezerwacji, domeldowywanie, zamiana pokojów i wszystkie czynności, które to w klasycznym wymiarze wymagałyby stosów papierkowej roboty i sprawdzania poprawności wykonanych operacji.

Systemy dla pracowników hotelu

Bardzo ważna jest integracja wykonywanych czynności i możliwość ich kontroli dla zachowania wysokiej jakości oraz określenia rzeczywistej dostępności miejsc. Personel sprzątający korzystający z tabletów może podawać status poszczególnych pokojów, zgłaszać usterki oraz rozliczać zużycie środków higienicznych i produktów z minibarku.
Podobny system obsługuje również serwisantów, którzy na bieżąco wiedzą, do których pokojów została zgłoszona usterka.

Rezerwacja usług dodatkowych

Sprawne rezerwowanie usług dodatkowych jest istotne dla zachowania jakości obsługi oraz prezentacji oferty hotelu w korzystny sposób. W systemie możliwe jest umieszczenie specjalnych adnotacji i powiadomień o konieczności zarezerwowania stolika, zamówienia taksówki na określoną godzinę, czy też usług prania, dodatkowego sprzątania lub dostawy posiłku do pokoju. Dzięki bieżącej aktualizacji na pewno program do obsługi pokoju będzie przekazywał wszelkie informacje tam, gdzie są one najbardziej potrzebne.
Odrębnym modułem jest system SPA, w którym to rezerwuje się zabiegi, dostęp do sauny i całej strefy Wellness. Zintegrowanie tego z modułem kontroli dostępu pozwala wchodzić do określonych części obiektów za pomocą osobistej karty hotelowej.

Monitoring i raportowanie

Dla potrzeb personelu zarządzającego niezwykle istotne jest posiadanie informacji finansowych na temat obrotów danego dnia i zestawień pomiędzy poszczególnymi miesiącami, sezonami i latami. Na bieżąco możliwe jest monitorowanie ilości rezerwacji, obłożenia, wykorzystania usług dodatkowych etc. Dzięki temu można jeszcze lepiej optymalizować ofertę hotelu do potrzeb określonej klienteli. Zestawienia statystyczne (płeć, wiek, obecność dzieci) również są brane pod uwagę. Wszystkie informacje generowane są na bieżąco i mają do nich dostęp wszyscy menadżerowie.

Program do obsługi hotelu oferuje wiele udogodnień. Każdy obiekt może go dowolnie optymalizować i dostosować modułowo do swoich własnych potrzeb i bazy infrastrukturalnej. Jest to najlepsze narzędzie dla usprawnienia obsługi, rozliczeń oraz lepszego przepływu informacji w ramach obiektu.